Come conservare comodamente i documenti in casa?

Esistono molte situazioni in cui utilizziamo polizze assicurative, certificati, attestati. Pertanto, per avere i documenti necessari a portata di mano, le persone sono costrette a conservarli a casa. Ma come fare correttamente per non perdere nulla e non rovinare i documenti?

Quali documenti è necessario conservare?

Ogni persona moderna possiede una massa di foglietti per ogni evenienza. Ma non vale la pena conservarli tutti.

Elenchiamo i documenti che è assolutamente necessario tenere a casa:

• L'elenco inizia con i passaporti e altri documenti familiari. Ad esempio, testamenti, certificati.
• Certificati, procure, ricevute e altri documenti relativi a proprietà immobiliari e trasporti.
• Attestati, diplomi, certificati di studio, certificazioni che comprovano il possesso di un'istruzione.
• Documenti legati all'attività professionale: libretti di lavoro, contratti, convenzioni.
• Referti di esami, polizze mediche e tessere sanitarie.
• Buoni di garanzia, scontrini relativi a elettrodomestici e mobili.
• Documenti relativi alle tasse.

A parte si possono menzionare i documenti elettronici o semplicemente i dati in formato digitale. Di solito corrispondono a uno dei punti sopra elencati e sono anch'essi soggetti a conservazione.

Per quanto tempo conservare i documenti?

I documenti possono essere suddivisi in base alla durata di conservazione. Dipende dalla validità di ciascun documento.

• Permanenti. Questi documenti devono essere sempre a portata di mano. Si tratta di certificati di matrimonio, di nascita, diplomi che attestano l'istruzione, dati medici, informazioni autenticate da un notaio, testamenti, certificati pensionistici.
• A lungo termine. Documenti relativi a immobili, automobili e oggetti di valore. Includono anche documenti professionali. A questi si possono aggiungere scontrini, ricevute. Sono documenti che si conservano a lungo e rimangono validi per un determinato periodo di tempo.
• A breve termine. Si consiglia di conservare certificati di servizi medici, legali, scolastici per tre anni. Contratti ed estratti conto delle utenze hanno la stessa durata.
• Inutili. Si possono buttare subito materiali didattici o informativi non necessari, istruzioni per oggetti già studiati a fondo, fogli paga e altro.

A parte si possono menzionare i documenti non obbligatori che, tuttavia, hanno grande importanza per il loro proprietario. Tra questi rientrano diari personali, appunti, fotografie e altri oggetti di valore affettivo. Di solito anche queste cose si conservano a lungo.

Per mantenere l'ordine, è consigliabile gettare tutto ciò che non si usa al momento e che non potrà servire in futuro. È necessario pulire regolarmente i propri "depositi" e liberarsi della spazzatura accumulata, smistando al contempo i documenti veramente importanti.

Consigli per la conservazione dei documenti importanti

Di solito, nella maggior parte delle case, i documenti vengono conservati in modo standard.

1. Prima di tutto, i documenti vengono suddivisi per categorie: domestici, lavorativi, medici e altri.
2. Poi vengono inseriti in cartelle etichettate, che aiutano a non fare confusione tra le carte.
3. I set così ottenuti vengono riposti in un cassetto o in una borsa separati. A proposito, per comodità, all'interno del contenitore vengono spesso create delle separazioni che impediscono alle cartelle di mescolarsi. È importante assicurarsi che il luogo di conservazione sia inaccessibile a bambini e animali, ma sia comunque comodo da usare.

È una buona idea conservare separatamente i documenti personali usati di frequente. Passaporto, cartella clinica, codice fiscale e certificato pensionistico troveranno posto comodamente in buste di plastica con chiusura lampo. Queste confezioni sono ermetiche e manterranno il contenuto in perfetto ordine, evitando ad esempio che si bagni. I documenti relativi alla salute, poi, dovrebbero essere conservati nel modo più accessibile possibile, per non perdere tempo in caso di necessità urgente.

È sempre saggio avere in casa fotocopie dei documenti importanti. Gli imprevisti capitano, e una tale riserva può essere di grande aiuto in una situazione imprevista.

I documenti particolarmente importanti possono essere riposti in una cassaforte. Il mercato moderno offre una vasta scelta di forzieri, così ogni acquirente può trovare ciò che fa per sé. L'unica accortezza è di non tenere i documenti in cartelle di plastica all'interno della cassaforte: in caso di incendio, il materiale di cui sono fatte si scioglie più rapidamente della carta.

Metodi non convenzionali per conservare i documenti

Quanto descritto Le sembra noioso? Nessun problema! Esistono modi più interessanti e comodi per conservare le carte.

• • Bacheca-organizer. Esistono molte varianti di questo strumento. Nella versione più semplice, si tratta di un pannello a cui vengono fissati i fogli con delle puntine. Nelle versioni più complesse, la bacheca può avere piccoli cassetti e ganci sospesi.

• • Mini- cassettiera. È assolutamente identica a una cassettiera normale, ma molto più piccola. È molto comoda per conservare i documenti. Una volta suddivisi in scomparti diversi, non andranno mai persi! I cassetti della cassettiera possono avere dimensioni diverse: piccoli per foglietti, grandi per disegni e progetti.

• • Cassetta sospesa. Semplicemente una piccola scatola o un cesto fissato al muro come una cassetta postale. Un oggetto del genere, posizionato nell'ingresso, è comodo per conservare lettere e bollette appena arrivate.

• • Tasca a busta. Simile alla versione precedente, ma non è una scatola, bensì una busta. Può essere fissata a un tavolo, a un frigorifero o a un armadio. Consente di conservare temporaneamente i documenti necessari senza occupare spazio prezioso.

• • Cestino per documenti. No, non un cestino per rifiuti, ma uno speciale per la conservazione. Si mette su una scrivania o in un armadio e può avere più scomparti. Un modo semplice, economico ma efficace per conservare i documenti.

• • I documenti usati di frequente possono essere tenuti in una cartella a portafoglio. È dotata di una maniglia per il trasporto. È progettata in modo che i documenti al suo interno non si sgualciscano. Di solito è adatta per fogli in formato A4. Quando necessario, per non perdere tempo a cercare i singoli fogli, si può semplicemente prendere la cartella a portafoglio e correre a sbrigare le proprie faccende.

Utilizzo delle tecnologie digitali

I foglietti illustrativi dei medicinali, degli elettrodomestici e delle apparecchiature d'ufficio occupano molto spazio. È molto più semplice conservarli in formato elettronico. Per farlo, è necessario trovare le stesse informazioni su Internet e confrontarle con quelle presenti sulla copia cartacea per verificarne l'identità. Si possono semplicemente fotografare le istruzioni e salvarle in una cartella del computer. Bisogna però rinominare quest'ultima in modo da non cancellarla accidentalmente. È meglio fare una copia dei file ottenuti su un supporto esterno, come una scheda di memoria, o caricarli su un archivio cloud.

Per sicurezza, si possono scansionare anche gli altri documenti. In tal caso, però, è necessario preoccuparsi della sicurezza del sistema elettronico da un eventuale attacco informatico. A nessuno piacerebbe una fuga di dati personali su Internet.

Tra l'altro, l'uso del computer o del telefono cellulare è comodo per tenere traccia delle scadenze dei documenti. Basta inserire le date necessarie nel 'calendario' in modo che il dispositivo elettronico avvisi della scadenza di un determinato documento. Poi non resterà che eliminare la carta ormai inutile.

Forse la regola principale per la conservazione dei documenti a casa è semplice: l'accuratezza e la regolarità nel lavoro con le carte domestiche sono la garanzia che il documento necessario non andrà perso nel momento più importante.

Non tutti i documenti vanno conservati. Ma ci sono molte carte che ognuno di noi dovrebbe avere con sé. Vanno tenute in luoghi sicuri e nascosti, ma abbastanza facilmente accessibili. Si possono fare copie elettroniche e cartacee dei documenti: probabilmente torneranno utili. In ogni caso, una conservazione ordinata e una selezione accurata dei documenti aiuteranno a mantenerli integri.